Una entrevista: la clave para mantener la reputación de su empresa

Muchas veces, la idea que se tiene de la función que cumple un vocero, es errada. Ya que estas personas hacen parte importante de la organización y no se deben limitar a contestar preguntas en las entrevistas o en su defecto improvisarlas. La función del vocero dentro de una entrevista periodística sin importar el tipo de medio, ya sea radio, prensa, televisión, internet, es dejar mensajes que influencien la opinión, la actitud y el comportamiento de sus audiencias.

El papel de un buen vocero es lograr persuadir a las audiencias para generar el efecto deseado en ellas y que esté vinculado a los mensajes clave que él emita, para beneficiar a la empresa en la que trabaja. Para realizar una buena entrevista y cumplir con los objetivos que se planteen, ésta se debe preparar exhaustivamente.

La preparación de una entrevista puede dividirse en dos fases:

1. Fase de análisis y evaluación: el vocero debe analizar exhaustivamente al periodista, el medio, el contexto de la entrevista y el tema.

a. El Periodista: el vocero debe saber quién lo va a entrevistar, en lo posible conocer su perfil, verificar si el periodista conoce la empresa o la marca y debe averiguar qué tanta preparación y profundidad tiene sobre el tema a tratar.

b. El Medio: el vocero debe conocer el medio que va a publicar la información, qué tipo de publicación va a realizar el periodista, a quién va dirigido. Adicional a esto, el vocero debe contar con un perfil del medio en el que se incluya ideología, intereses económicos, para así poder enfocar mejor la entrevista y ubicar el contexto de la marca o la empresa frente a los intereses del medio, ya que si esto no sucede es muy probable que el periodista logre influenciar la manera en que se presente la información.

c. Contexto de la entrevista: Lo primero que se debe tener en cuenta es si lo que se va a decir es noticioso y por qué. Si en el momento de la entrevista, existe algún tipo de crisis que pueda afectarla entrevista, es necesario que el vocero se sienta en condiciones de saber manejar el tema a la perfección, sin ningún tipo de improvisación, ni mentiras.

d. Tema de la entrevista: el vocero debe tener en claro cuál es el aspecto o tema en el que se centrará la entrevista, ya que esto le permitirá construir mejor los objetivos y preparar mejor la información. Hay algunos periodistas que les gusta enviar cuestionarios con anticipación pero a otros no, sin embargo sí se logra obtener antes de la entrevista, el vocero debe recibirlo con buena actitud, debe sentirse muy bien informado para así responderlo de la mejor forma y mostrar siempre una excelente disposición para proporcionarle al periodista herramientas que ayuden a que la entrevista tenga mejores resultados.

2. Fase de definición de la estrategia: En ésta se deben definir objetivos, mensajes clave, recopilación de información y elaboración de Q&A.

a. Objetivo: el vocero debe tener claro cuál es el objetivo qué quiere cumplir, con la realización de la entrevista. Esto le ayudará a tener una estrategia clara para construir el contenido que presentará al periodista.

b. Mensajes clave: es generalmente una oración que dice lo que se quiere comunicar de una manera directa y se caracteriza por ser claro, conciso, positivo y concreto. Tiene que ser fácil de decir para que a su vez las audiencias puedan comprenderlo sin generar ningún tipo de confusión.

c. Recopilación de información: el vocero debe estudiar y conocer toda la información que exista sobre el tema a tratar, con ésta podrá crear un documento que tenga lo más importante y relevante para entregarle al periodista.

d. Q&A: es un cuestionario que debe construirse con posibles preguntas, que podría hacer el periodista, con sus respectivas respuestas, teniendo siempre en cuenta los mensajes clave.

Al finalizar las dos fases de preparación, el vocero deberá sentirse muy bien para manejar el tema, dejar los nervios a un lado, tener un muy buen manejo del público, en caso de que exista; no dejarse intimidar, elegir un lugar cómodo en dónde se pueda realizar la entrevista y contar con un muy buen tiempo para resolver todas las inquietudes del periodista. Si el vocero muestra nerviosismo, miedo, antipatía y afán, debe saber desde el principio que el resultado de la entrevista no va arrojar los mejores resultados ni para él, ni para su empresa.  Por último es importante que el vocero tenga en cuenta, que NUNCA se puede dar el lujo de conceder una entrevista o una rueda de prensa sin ningún tipo de preparación, solo por creer que improvisando le irá mejor, es un error garrafal que muy difícil se podrá corregir.

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Esta columna fue escrita por Mónica Gutiérrez

Nueva página web

Con mayor integración a las redes sociales y las últimas noticias de clientes e industria la nueva presencia se encuentra ya disponible.

Bogotá, febrero 13 de 2012. Intacto Comunicaciones, agencia de relaciones públicas Boutique, anunció el fortalecimiento de su presencia en la red a través de su nueva página integrada al blog de la firma y las redes sociales.

La renovación de la página busca ofrecer contenidos noticiosos como apoyo a la labor de los periodistas, para lo cual contará con los más recientes comunicados de prensa de los clientes, artículos de interés y demás información de valor agregado en materia de comunicación interna, relaciones públicas y nuevos medios.

“Estamos pasando por uno de nuestros mejores momentos en materia de consolidación. Contamos con clientes que son número uno en cada industria y con un muy alto nivel de consultores y talento humano. Nuestra meta será seguir creciendo y mejorando”. Afirmó Emiliana Urrutia, Gerente General de InTacto Comunicaciones.

La nueva página tendrá información corporativa de la página, descripción actualizada de los clientes actuales y noticias de las marcas que InTacto Comunicaciones maneja. Además, cuenta con detalladas explicaciones de las tres principales líneas de trabajo de InTacto Comunicaciones: comunicaciones internas, comunicación y reputación y comunicación digital.

La nueva página además cuenta con acceso directo a las redes sociales de InTacto Comunicaciones y enlace al blog. El blog de InTacto seguirá ofreciendo una columna semanal del equipo de trabajo y además contará será una fuente de información del trabajo diario de InTacto Comunicaciones.

Acerca de InTacto Comunicaciones Ltda

InTacto Comunicaciones es una agencia Boutique que cuenta con 6 años de fundada y suma más de 13 años de experiencia en el sector de relaciones públicas, periodismo y comunicación. Entre sus clientes se destacan empresas como SAP, Norton, Motorola Solutions, Motorola Mobility, Boeing, KPMG en Colombia, Air France KLM, Amadeus, Procobre, Alto y Pramer.

El mundo cambia, la comunicación también

Si bien para todos es claro que el mundo cambió con la llegada de las nuevas tecnologías, muchas empresas parecen ser ciegas frente a este fenómeno en materia de comunicación interna.

Si los medios han cambiado y evolucionado ¿Por qué muchas empresas siguen usando carteleras y buzones de sugerencia? Al parecer no todos se encuentran alineados con los cambios sociales que vienen implícitos con la llegada de las TICS.

Peor aún, hay empresas que prohíben el uso de redes sociales en horas laborales, para evitar que sus colaboradores “pierdan el tiempo” ¿Por qué mas bien no piensan en cómo aprovechar estas nuevas tecnologías en sus comunicaciones internas y así lograr mayor productividad?

Y es que en comunicaciones internas existe una serie de mitos que se convierten en un freno al momento de hacer de la comunicación una herramienta real y tangible dentro de las organizaciones. A continuación, algunos de estos mitos y sus correspondientes reflexiones:

“Informar es comunicar”: Muchas empresas se limitan a emitir boletines, publicar medios y decorar carteleras, esto es informar, pero de allí a que la gente lea, entienda y asimile los mensajes hay una gran diferencia. La comunicación implica una asimilación de los mensajes, paso que no se cumple en la mayoría de las organizaciones.

“Dejar que opinen mucho es perder poder”: Otras organizaciones temen que al dar mayor espacio a la retroalimentación se está abriendo una puerta al caos y a la pérdida de autoridad. Por una parte, no está bien permitir el saboteo o el abuso de las opiniones, pero por otra muy importante, ya que si no se escucha, no hay comunicación, y para esto no basta con el buzón de sugerencias, hay que escuchar incluso las palabras que no se dicen, los comportamientos, y aquellos pequeños detalles que nos pueden decir más de quienes nos rodean.

“Yo hablo, ellos me entienden”: La mayoría de los problemas de comunicación interna radica en que los medios hablan en un lenguaje muy diferente al de sus lectores. Lo ideal es aprender el lenguaje de los colaboradores para así crear medios a la medida. Algunas preguntas útiles en este proceso son: ¿Por medio de qué medios se comunican entre ellos? ¿Qué lenguaje usan coloquialmente? ¿Qué apodos han inventado para procesos, unidades, productos, etc? Luego de esta pequeña investigación será mucho más acertado crear formas de comunicación adecuadas al público al cuál me voy a dirigir.

“Las comunicaciones corporativas son sinónimo de formalidad”: Para muchas personas, el término “Corporativo” significa seriedad, formalidad y molde. Esto muchas veces implica sacrificar lo que realmente funciona: El impacto.

Salirse del molde, innovar o usar el humor suelen ser estrategias que permiten resultados más duraderos y de mayor recordación. La memoria recuerda con mayor facilidad aquellos hechos que se salen de la rutina, y olvida los que considera dentro de lo normal. Por esto, la invitación en comunicación interna será siempre a romper y ser cada día más creativos.

“Las redes sociales son para perder el tiempo”: Las redes sociales se han convertido en la forma más adecuada para informarse de acontecimientos personales y de últimas noticias. Desconocer este gran poder informativo es como querer tapar el sol con un dedo.

En la medida en que entendamos la forma en que las personas usan la tecnología y nos neguemos a sacarle provecho, estamos perdiendo una oportunidad rápida, económica y efectiva de dar a conocer los movimientos y noticias de mi organización. ¿Por qué no pensar en una ‘comunicación interna 2.0’?

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Esta entrada fue escrita por Emiliana Urrutia

Las redes sociales y el cambio global

Hace unos días un estudio de SemioCast estableció los 20 países en los que más se usa Twitter. Aunque los datos a primera vista no son sorprendentes pues Estados Unidos lleva la delantera en número de usuarios y los Países Bajos son los que tienen los twitteros más activos, una mirada más profunda arroja otras conclusiones.

El estudio, de alguna manera, demuestra el cambio social y económico de esta década: las dos regiones con más países incluidos en la lista son el sureste asiático (incluyendo a Japón) y América Latina. El desplazamiento más claro del orden mundial del siglo XX es que Brasil es el segundo país con más usuarios y Chile, un país pequeño de ingreso medio, tiene a la mitad de sus internautas en Twitter.

Colombia, Venezuela, Brasil, Argentina, Chile y México no alcanzan a cubrir al 50% de sus ciudadanos con internet, sin embargo, más de la mitad de los conectados en Chile entran a Twitter y las cifras superan el 40% en el resto. Si Brasil logra duplicar su penetración de internet logrará ser el país con más usuarios de Twitter y si los crecimientos de usuarios en el resto de los países se mantiene pronto una buena porción de su población estará en redes sociales. El poder de difusión para empresas, marcas y hasta para desconocidos, es muy fuerte.

Por supuesto, los países más desarrollados del mundo están en el listado, además de Estados Unidos, aparecen Francia, Reino Unido, Rusia, Japón y Canadá. Sin embargo, esto sería un dato más que obvio, en sus países vive más gente que en la mayoría del resto de los incluidos en el listado y la penetración promedio de internet es de aproximadamente el 80%.

En Facebook la tendencia es igual, tres de los siete países que más contenido comparten en esta red social son de América Latina. Colombia, Venezuela y Chile tienen usuarios muy activos en Facebook, ni qué decir de Argentina, país en el que los usuarios pasan entre semana hasta 7 horas en redes sociales. El fenómeno no es ignorado por la compañía que en 2008 creó su sistema en español y tiene oficinas en la región.

En ese mismo sentido, el crecimiento de Facebook y Twitter está ligado al exponencial crecimiento en América Latina, más del 30% de los nuevos usuarios de redes sociales provienen de nuestro continente y más de la mitad provienen de países emergentes. Este puede ser el indicio de que el orden mundial se ha transformado.

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Esta columna fue escrita por Rodrigo Sandoval Araújo

El nuevo negocio de la música 2.0

Para nadie es un secreto que la irrupción de Internet cambió por completo la manera en que consumimos contenidos musicales. Durante muchos años, desde la aparición del fonograma y los discos de vinilo, la única manera de disfrutar la música desde la comodidad de la casa, era o por radio o comprando un equipo de sonido y los vinilos, los casetes, y más recientemente los cd’s. La oferta se cerraba a lo que las grandes disqueras decidían distribuir y es por esto que el mercado se reducía a no más de 10 o 15 géneros.

La industria se movía al antojo de las disqueras, especialmente durante las décadas de los 70’s y 80’s, época en donde los artistas alcanzaban ventas millonarias y discos de oro y platino se tenían siempre entre las cuentas. Sin embargo, hacia finales de los 90’s y gracias a la masificación de Internet el negocio se empezó a ver amenazado por el gran “fantasma” de la piratería. En parte por los altos costos de los discos y en parte, también, a las facilidades que existían para la copia, almacenamiento, y distribución de archivos de audio (entre ellos .mp3). Es así como en 1999 aparece Napster, un programa de distribución de archivos de música basado en la tecnología P2P, permitiendo a cualquier usuario con conexión a internet poder descargar desde la comodidad de su hogar cualquier cantidad de canciones que lograron cambiar por completo el consumo como tal de contenidos musicales. Una vez apareció Napster, las demandas legales por parte de disqueras y artistas no demoraron en llegar, ya que vieron amenazado su ingreso monetario en el negocio. Pero estas demandas no lograron cambios significativos y Napster fue “la punta del iceberg” en la revolución del negocio.

Hoy en día los artistas han entendido que no pueden luchar contra la piratería y que sí es posible vender canción por canción por medio de descargas digitales vía iTunes, Amazon, Bandcamp, etc. Y lo más importante, han visto que es posible promocionarse de manera independiente y fuera de las grandes disqueras gracias a los medios sociales. Primero fue Myspace y ahora existe toda una convergencia de medios que va desde Facebook y Twitter, hasta plataformas como Last.fm, Soundcloud y Grooveshark.

Esto ha permitido algo que me gusta llamar la “democratización de la música” en donde el consumidor ya no tiene que resignarse a escuchar lo que programan las emisoras y lo que distribuyen las grandes disqueras, Ahora está en entera libertad de buscar por medios sociales a sus artistas favoritos y al mismo tiempo recibir sugerencias por parte de usuarios y de las mismas plataformas para explorar nuevos artistas y nuevos géneros que estén próximos a aquellos sonidos con los que uno suele tener mayor afinidad. Esto ha permitido que la oferta musical sea cada vez mayor y que el gran beneficiado sea el consumidor y al mismo tiempo el artista que ya no necesita intermediarios para distribuir sus creaciones, sino que tienen ganancias directas de sus ventas por internet y de sus giras promocionales.

Reputación empresarial 2.0

Así como las personas cuentan con una reputación que es calificada por otros como buena o mala dependiendo de sus actos, comportamientos, lo que otros dicen, cualidades y defectos, las organizaciones también tienen una reputación que es percibicida por sus stakeholders (clientes, empleados, accionistas, proveedores, gobierno, entre otros) que deben construir y cuidar día a día. De acuerdo con el concepto de Charles Fombrun, de la Stern School of Business de New York y autor del libro Fama y Fortuna, la Reputación Empresarial es la consecuencia de la habilidad de la organización para relacionarse con sus grupos de interés, la unión racional y emocional entre la empresa y sus stakeholders.

¿Y qué beneficios obtienen las empresas con una buena Reputación Empresarial? Simplemente, los resultados se ven en las ganancias de la empresa, si la reputación es gestionada correctamente. Además, logra una fidelización a largo plazo por parte no solo del cliente, sino de sus colaboradores, aliados estratégicos, entidades gubernamentales, entre otros. Sin embargo, gestionarla no resulta tan sencillo.

Tradicionalmente, el trabajo de Reputación Empresarial se direcciona hacia acciones de Responsabilidad Social, gestión de Relaciones Públicas, políticas de Gestión Humana y Servicio al Cliente. Pero el panorama ha cambiado y ahora es necesario incluir las redes sociales como estrategia central para lograr estos y otros objetivos empresariales puesto que:

- Las redes sociales permiten saber en tiempo real qué es lo que se está hablando de la organización, lo que posibilita reaccionar inmediatamente sobre una percepción negativa que se haya generado en el momento.

- Iniciativas ambientales y sociales, políticas de Responsabilidad Social, nuevos productos o servicios y buenos resultados de gestión pueden ser rápidamente difundidos a través de estas herramientas sociales.

- Las redes sociales permiten un diálogo directo e inmediato entre la organización y sus stakeholders, lo que posibilita conocer gustos, disgustos, opiniones, dudas o inquietudes de éstos.

- Ante crisis empresariales, las redes sociales pueden funcionar como una primera iniciativa de reacción ante la situación.

- Las redes sociales son herramientas que generan un contagio emocional veloz, es decir, es muy fácil que las opiniones de unos logren rápidamente influir en las de otros que desconocen o tienen una idea muy vaga del tema. Esto puede ser beneficioso si la organización lo direcciona hacia un impacto positivo; pero también una percepción negativa puede llegar a influenciar a cientos de personas en cuestión de minutos.

Las redes sociales eran una oportunidad, ahora son una necesidad para la organización y a pesar de la facilidad que ofrece para ser gestionadas, es importante aprovechar al máximo sus ventajas y conocer muy bien qué tipo de herramientas sociales una organización requiere y cómo deber ser el trabajo que se debe realizar, para que realmente éstas puedan aportar positivamente a un factor clave y tan importante para una organización que quiera trascender como lo es la Reputación Empresarial.

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Esta columna fue escrita por Alejandra Guerrero

La comunicación en las empresas

La comunicación no es solo una herramienta que se puede utilizar en las relaciones interpersonales, en la actualidad, también hace parte del desarrollo de las organizaciones, y actúa como una herramienta de gestión, que busca principalmente transmitir integridad, confianza, excelencia, seguridad y respeto a cada una de las personas que están involucradas en una organización. Esto con el fin de lograr buen entendimiento, motivación y buena energía para que todos trabajen por un mismo objetivo, el que va encaminado a cumplir las metas de la compañía.

A grandes rasgos explicar el uso, proceso y estrategias de la comunicación, que se deben implementar dentro de una organización, no es tan sencillo, ya que es evidente que las empresas al igual que las personas, son totalmente diferentes, todas trabajan por un fin y un objetivo individual. Por esta razón es necesario desarrollar un diagnóstico para conocer cuáles son los puntos a trabajar y determinar estrategias de comunicación que permitan generar valores agregados, diferenciación de la competencia, mejor reputación, entre otros aspectos que van de la mano con la misión, la visión y los objetivos que la empresa se ha trazado desde sus inicios.

Para que la comunicación en una organización fluya eficazmente, ésta debe ser abierta, clara, estar ligada a los objetivos y planes de la organización, debe ser multidireccional, contar con diversas herramientas que permitan lograr el cumplimiento de metas, vigilar que los diferentes públicos estén dando el manejo adecuado de la herramienta de gestión y tengan los canales necesarios para hacerlo.

Existen dos tipos de comunicación en la organización, desde donde se pueden involucrar los diferentes niveles y públicos de la compañía:

• Comunicación interna: además de lograr cumplir los objetivos de la organización, debe permitir que el público interno siempre esté feliz con lo que hace y en donde lo hace, para recibir por parte de ellos una buena actitud y lograr que se sientan orgullosos de la organización en la que trabajan. Esto se logra no solo a través de mensajes claros y precisos, sino también manteniéndolos informados, a través de diversos canales de comunicación, de lo que pasa en la empresa a nivel interno y externo, pues no es suficiente que conozcan únicamente de su profesión, su cargo o su departamento.

• Comunicación externa: el objetivo es transmitir todos los mensajes basados en la cultura de la empresa que están ligados a la imagen, identidad corporativa, misión, visión y objetivos de la empresa, a todo el público externo que esté vinculado de una u otra forma con la organización. Se puede definir como una transmisión y recepción de información, que es indispensable para el buen desempeño y funcionamiento de la empresa, que así mismo generará una imagen positiva de la organización.

Aunque esto es una descripción a grandes rasgos, es el primer paso para que las empresas realicen un autoevaluación y determinen si están haciendo un buen uso o no de esta herramienta de gestión, y qué resultados les está dejando. Es evidente que esta responsabilidad no puede quedar en manos de una sola persona, pues la efectividad se ve del resultado de un buen trabajo en grupo, pero lo más importante es que nunca es tarde para empezar y más si es para mejorar.

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Esta columna fue escrita por Mónica Gutiérrez